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一家咨询公司为什么要每周一早8:30进行全员大扫除?
12 / 7 / 2018 - 公司新闻, 新闻

从2016年开始,华与华坚持每周一早8:30进行大扫除,董事长、总经理、合伙人等所有职员全体参与。

 

对于这件事小编经常收到小伙伴们的询问:

· 为什么一家咨询公司每周都要进行全员大扫除?

· 为什么要把时间花在打扫办公室卫生上?

· 为什么不请阿姨来做这些事?

今天,我们就通过本文来给你揭秘华与华做大扫除这件事背后的管理原理。

 

本文共:3800字

阅读时长约:8分钟

▲ 华与华大扫除现场照片▲ 华与华大扫除现场照片

 

“一屋不扫,何以扫天下。”这句话的意思人人都知道,是说:大的成就无一不是从细小的行为扩充、放大、发展而来的,所以无论做什么事情,都要凡事彻底。但是你知道怎么将这句话做到知行合一吗?

凡事彻底就是要把平凡的小事做彻底,做到极致。

 

华与华就是从清扫这件别人看起来微不足道的小事开始,一步一步练习凡事彻底的行为和思维。

 

其实华与华并非没有清洁阿姨,只是我们会在每周一早上8:30-9:15进行一次由全员参与的大扫除活动。

 

也正是因为每周都做清扫、整理,才能及时发现办公环境中需要进行改善的地方,现在我们已经做出了一个又一个具体的改善成果。

华与华就是通过全员集中做大扫除、一起改造办公室环境的活动,排除浪费、降低成本,同时培养员工们“凡事彻底”的意识。

 

更为重要的是,我们还把这个思维运用到了我们的营销策划工作中,因为我们年复一年的营销策划工作也是由一个又一个的课题来推动的。

也就是说,无论是做办公室清扫、整理,还是为客户做营销策划案,我们都是通过确定课题、找出真因、实施对策、确认成果、反思改善等步骤来操作的。

 

以上这些步骤,来自于日本管理顾问松浦老师的培训指导。

 

▲ 左边是日本松浦老师,右边是翻译冯明明老师▲ 左边是日本松浦老师,右边是翻译冯明明老师

 

松浦老师为华与华讲解了循环工作法的九大步骤,我们称之为华与华战略循环工作法——松浦九条。

本文我们将为你展现华与华使用这套循环工作法具体做了哪些办公室的改善,并会为你一步步拆解这个工作法是如何使用的。

 

目前,我们已经成功改善了各项目组的样品柜、储藏室,让原本凌乱的样品柜、储藏室变得一目了然;

 

改善了医药箱,让缺药、药品使用情况变得一目了然;

 

改善了打印区裁切台,让大家养成了自觉收拾残留物的习惯;

 

改善了办公室各茶水间,让茶水间环境变得更加安全卫生……

 

▲ 样品柜改善前后对比(左边为改善前)▲ 样品柜改善前后对比(左边为改善前)

▲ 储物室改善前后对比(左边为改善前)▲ 储物室改善前后对比(左边为改善前)

 

运用“松浦九条”做的这些改善,都极大地节约了我们取、用东西的时间成本,减少了因为使用不当导致的废动作,保持了办公室的清洁卫生,最终提高了全员的时间利用效率。

说了这么多“松浦九条”的神奇之处,那“松浦九条”的具体内容是什么呢?

 

华与华战略循环工作法“松浦九条”的具体内容如下:

第一步:明确课题

第二步:把握现状

第三步:设定目标

第四步:找出真因

第五步:制定对策并实施

第六步:确认成果

第七步:基准化(防止再发)

第八步:反思

第九步:下一课题

 

这套循环工作法是华与华在营销实践中收获的行之有效的方法,学会这个方法最快的方式就是一步步照着做,一步步用到自己手头的事上。(建议你跟随着下文的拆解步骤来做一次办公室改善活动。)

“松浦九条”案例详解

餐盒存放吧台的改善示例

 

图中存放餐盒的吧台位于华与华进门右侧卡座对面的茶水间,正中央处的长方形吧台下面就是公司同事平时用来存放餐盒的地方。

 

由于员工所带餐盒的大小、形状不一,除此之外还有工具箱、书包、手提袋等物品也杂乱地堆在了这里,导致这个区域看起来十分不整洁,不美观。

 

▲ 改善前随意摆放的餐盒、餐袋和其他物品▲ 改善前随意摆放的餐盒、餐袋和其他物品

 

▲ 大小、形状不一、摆放不整齐的餐盒▲ 大小、形状不一、摆放不整齐的餐盒

 

根据以上情况,我们就用“松浦九条”的方法来解决饭盒放置区杂乱、不卫生的问题,你也可以一边看一边思考每一步的意义是什么。

 

第一步:明确课题

选定课题的过程中需要大家关注两个关键点:

 

一是要带着“把问题当问题看”的眼光做现场调研;二是需要整个小组成员集体参与讨论

 

把“问题当做问题看”中的“问题”一词是指实际状态和我们期望的理想状态之间的差距。改善我们的实际状态,使之达到理想状态的活动主题就是我们的课题。

通过对现场的观察以及小组内部的讨论,我们确定了本次改善的课题是:打造空间利用合理、干净卫生的餐盒放置区。

第二步:把握现状

想要真正地掌握现状,就必须要调查事实发生的数据;要运用三现主义(现场、现物、现实)去仔细检查并确认事实。

那么,改善前饭盒放置区的现状是什么呢?我们通过连续一周在午间固定时间的定点摄影发现了以下问题:

 

1、餐盒多的时候,摆放就会拥挤杂乱。

2、午饭后,员工要把餐盒放在储物格摊开晾干,同时储物格里还有餐包、餐袋整体摆放凌乱。

3、餐盒形状不一,餐袋也有大有小,看起来不整齐。

4、餐盒放置区还放有工具箱、书包、手提袋等跟员工餐具不相关的物品。

 

▲ 午饭前后餐盒放置区的状态▲ 午饭前后餐盒放置区的状态

 

当我们明确了现状之后,接下来就需要设定目标。

第三步:设定目标

明确目标,制定活动的计划,关于目标,要做到定量化、具体化。

 

本次我们整理的目标是:

解决茶水间吧台下方右侧8个餐盒储物格的整洁问题,让每天中午用餐的30~40位员工的餐盒摆放整齐美观,便于寻找和取用。

第四步:找出真因

接下来,我们最重要的事情就是尽可能全面清晰地罗列问题产生的原因,并找到了问题产生的真因。

经过集体讨论,我们总结茶水间吧台餐盒存放区域所存在的问题,究其真因是:

 

餐盒放置处的储物格空间过大,高度是40cm,而就算每个员工带两个餐盒,加起来高度一般也只在10cm左右,因此有很大的空间被浪费,这也导致了没有充足的空间进行餐盒、餐袋的分类放置。

摆放杂乱,本质上是因为储物格提供的摆放空间不合理。

▲ 格子的上方空间完全浪费▲ 格子的上方空间完全浪费

 

第五步:制定对策并实施

我们走访了终端排面摆放整齐的名创优品,发现名创优品对于这种像餐盒大小的物品摆放方式是一物一格,这样一来整体就会十分美观。

 

 

学习名创优品的整理经验,我们制定的对策是:我们要将原先的每个储物格用隔断挡板分割成上下两个小格子,使目前浪费的储物格上层空间也充分利用起来,用来临时存放餐盒。

 

实施对策:为每个储物格做分区,可以在淘宝定制隔断挡板。经计算,平均每格改造的费用为15元左右。

 

 

在进行茶水间吧台下方右侧储物格的改善过程中,我们用到了以下四大物料:

▲ 物料1和物料4是购买的,物料2和物料3是设计师打印裁切的▲ 物料1和物料4是购买的,物料2和物料3是设计师打印裁切的

大家在现场进行集体改善,不是只做方案设计,而是用肌肤去触摸、用双手去制作,在自己公司养成改善的习惯,在业务上也能用这些方法帮助客户去做门店的改善。

接下来就是见证奇迹的时刻,看看焕然一新的餐盒放置区究竟在哪些细节上有了跨越式的改善吧:

 

▲ 改善后的餐盒放置区▲ 改善后的餐盒放置区

改善点1使用分层置物架帮助增加一倍空间,让空间利用率最大化;

改善点2:餐盒定点贴、定点分割线用来指示餐台的摆放位置,让餐盒的摆放更加整齐;

改善点3:加大指示贴,让指示更加明显,更加容易识别。

第六步:确认成果

针对实施的成果进行调查确认。首先,要将实际和目标进行比较,判断目标是否达成,如果未达成就要回到找出真因的阶段查看是否找错了真因;其次,还要把握活动带来的附带成果。

经确认,我们本次改善活动做到了让餐盒摆放有序、干净整洁、便于取放。于是,我们也向全公司推广了这次活动的成功经验,让其他项目组也能学习参考。

 

更为关键的是,对空间的改造可以成为未来办公室空间设计的样版方案。

 

我们的新方案实施四天后,通过每天中午1:00的定点摄影观测,发现大家已经能按照定点标签和分割线的引导将餐盒自主摆放整齐,而且没有再出现杂乱无章的状态。

 

接下来我们还要开始进行基准化,形成餐盒放置区域整理及清扫的基准,防止之前的问题再发。

 

第七步:基准化(防止再发)

为了不让问题再发,必须要及时进行基准化。

基准化时,重要的是将“谁”“何时”“在哪里”“做什么”“如何做的”这些要素明确下来,便于实施。

 

在此次餐盒放置区域的改善活动之后,我们制定了整理基准,设计了必要物品的检查清单,负责此区域的组员将会在每周一早8:30的大扫除时对清单进行检查。

 

同时每天中午1:00,我们也都会拍照记录大家的使用状态,为研究如何进一步改善做好数据记录。

 

然而改善活动到这里并没有结束,接下来我们还要进行反思和制定下一课题。

第八步:反思

反思即总结。因此我们要反思改善活动,结合理想状态进行思考,明确遗留下来的问题。

目前餐盒放置区域改善活动遗留的问题是:第一,储物格没有做成推拉式的,餐盒的取放还不够方便;第二没有根据餐盒的大小、样式来规划储物格的空间。

第九步:下一课题

结合上一步反思的内容,我们快速将下一次课题定为“打造最能方便取用的餐盒放置区域”。

本文内容总结

本文为大家讲解了为什么一家营销咨询公司会在每周一早8:30进行全员大扫除活动背后的管理原理,还原了华与华一次改善活动的全部过程,最后我们再来梳理一下本次分享的核心内容。

做大扫除背后的管理原理是什么?

我们做办公室的清扫、整理、改善活动是为了让大家训练形成一种处理问题的思维方式——用”松浦九条”循环工作法来处理问题,并把这个思维方式运用到我们的营销策划工作中。

 

办公室的持续改善只是一个小课题,我们说客户的营销策划工作其实也是由一个个课题组成的,而我们年复一年的工作循环正是由这些课题推动的,这也是华与华和客户持续合作十几年的根本原因。

 

办公室改善的价值是什么?

1、通过改善提升当前办公室的使用效率,避免空间的浪费,杜绝不安全、不卫生的问题。

 

2、下一次在做办公室的设计规划时,就可以应用当前的改善成果,最高效率优化人的动线和改善物品的放置,并从源头避免不卫生和重复动作。

 

3、通过这样的活动,培养大家“凡事彻底”的意识,让每一个员工都学会这样做事,每次都能在自己的工作中做到“持续改善”,最后全公司就能一直收获从下而上巨大的“改善价值”。

 

如何开展一次有效的持续改善活动?

牢记松浦九条,这也是华与华战略循环工作法。我们的每一次改善,每一项工作都要按照这个方法去严格执行。

 

最后再为你整理总结一下《松浦九条》:

第一步:明确课题

第二步:把握现状

第三步:设定目标

第四步:找出真因

第五步:制定对策并实施

第六步:确认成果

第七步:基准化(防止再发)

第八步:反思

第九步:下一课题

 

以上就是本次分享的全部内容,希望可以通过本文让你了解并学习华与华战略循环工作法——松浦九条,能够帮助你在工作中得到提升。

 

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